Hợp đồng cho thuê văn phòng là biên bản quan trọng trong việc xác nhận và là cơ sở để thanh toán chi phí cho thuê. Đồng thời, giúp đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê. Vậy khi soạn thảo hợp đồng cho thuê, công ty cần chú ý những điểm gì? Với kinh nghiệm trong mảng cho thuê, Saigon Office xin chia sẻ cho bạn một vài lưu ý khi soạn thảo hợp đồng cho thuê văn phòng quận 3.
Địa điểm và diện tích cho thuê
Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào.
Có 3 phương pháp đo diện tích như sau:
- Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường). Một lưu ý khác là cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.
Cần đo đạc diện tích kỹ lưỡng trước khi cho thuê văn phòng
Thời gian thuê và điều kiện gia hạn
Thời gian thuê trong hợp đồng cần xem các mốc thời gian:
- Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không?
- Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.
Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng
Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà bên thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy… Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ.
>>>Xem thêm: Kinh nghiệm hữu ích khi đi thuê văn phòng làm việc tại quận 7 TP. HCM
Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Mặc dù pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Do giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỉ giá thì thay đổi như thế nào (nếu có).
Cần nêu rõ tiền tệ thanh toán trong hợp đồng cho thuê
Trách nhiệm của bên cho thuê
Bên cho thuê phải có một số trách nhiệm với bên thuê chẳng hạn:
- Về việc bàn giao mặt bằng
- Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
- Về các vấn đề phát sinh mà không phải lỗi bên thuê
- …
Trách nhiệm của bên thuê
Ngoài trách nhiệm của bên cho thuê thì bên thuê cũng có một số trách nhiệm như:
- Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
- Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
- Chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà
- Chấp hành mọi quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy.
Điều khoản về bảo quản, sửa chữa văn phòng và các trang thiết bị
Trong suốt quá trình cho thuê và sử dụng văn phòng, các chi phí phát sinh trong việc bảo quản và sửa chữa thì được quy định như thế nào và bên nào sẽ trả khoản tiền đó? Điều này cần đề cập rõ ràng trong hợp đồng để tránh xích mích sau này khi phát sinh.
Nếu trong chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa. Đó là điều cần tránh khi soạn thảo hợp đồng.
Điều khoản về sửa chữa cũng cần nêu rõ trong hợp đồng
Trên đây là một số lưu ý khi soạn thảo hợp đồng cho thuê. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư để đảm bảo những vấn đề pháp lý. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu một số địa điểm cho thuê văn phòng quận 3 tại đây nhé.
