Các công ty thành công hiểu rằng không gian làm việc là một công cụ kinh doanh. Một môi trường văn phòng phản ánh và củng cố các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, thông qua việc sắp xếp các nhóm và chức năng khác nhau và các yếu tố thiết kế phản ánh văn hóa, thương hiệu và giá trị.
Ví dụ, công ty thiết kế nội thất văn phòng ADP Architects đã đón đầu sự bùng nổ của bố trí văn phòng mở, một phần vì tính công khai, minh bạch và hợp tác là một số thuộc tính mà các công ty phấn đấu cho ngày hôm nay. Đôi khi những thiết kế này hoạt động tốt; tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy rằng sự thúc đẩy hợp tác này có thể là quá nhiều điều tốt. Càng ngày, mọi người càng khám phá lại giá trị của sự yên tĩnh và tập trung và yêu cầu những không gian nơi họ có thể tập trung.
Trong thực tế, sự hợp tác và yên tĩnh là hai đầu của một sự liên tục với một loạt các chế độ làm việc ở giữa – mỗi chế độ có một cài đặt tối ưu. Cách tốt nhất để xác định những điều này là xác định các công việc hàng ngày và các khoảnh khắc vi mô tương ứng với các quyết định thiết kế văn phòng làm việc.
Điều này nói thì dễ hơn làm, tuy nhiên. Nó có một điều cần lưu ý là một người làm việc một mình trong phòng hội thảo trống rỗng, hoặc một nhóm người đang lẩn quẩn quanh bàn của ai đó vì một phòng hội nghị không có sẵn. Nó rất khác để tưởng tượng một kịch bản thay thế, hiệu quả có thể trông như thế nào.
Để khiến mọi người nói cùng một ngôn ngữ không gian, ADP Architects đã dựa theo một bảng mục lục của hbr.org là bảng mục lục Cộng tác và Yên tĩnh bao gồm bảy thuộc tính có thể cho phép mọi người kết hợp một cách làm việc mong muốn với một không gian vật lý: vị trí, bao vây, tiếp xúc, công nghệ, thời gian, phối cảnh, và kích thước.
Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của chúng, hãy thử bài tập dưới đây một mình hoặc với nhóm của bạn. Chọn một ví dụ về hoạt động công việc diễn ra thường xuyên, như cuộc họp thường trực hàng ngày hoặc hàng tuần. Sử dụng tính liên tục bên dưới, cố gắng xác định các lý tưởng cho tình huống cụ thể của bạn (chúng có thể sẽ nằm ở đâu đó giữa hai thái cực ở hai đầu). Ví dụ, đối với vị trí thuộc tính, thuộc nhóm, bạn có thể hỏi nhóm của mình: Cuộc họp có được tạo điều kiện tốt nhất không nếu nó tổ chức trong phòng họp trung tâm theo yêu cầu hoặc gần nơi người khác có thể tụ tập? Hoặc là nó được tạo điều kiện tốt nhất gần hơn với khu vực làm việc nhóm của bạn và cách xa nơi bạn có khả năng gặp phải người khác?
Khi bạn thực hiện xong, hãy xem xét tất cả các câu trả lời của bạn một cách tập thể – điều này có thể giúp cung cấp cho bạn ngôn ngữ để xác định nhu cầu của bạn vượt ra ngoài, giả sử, chúng tôi cần nhiều không gian họp hợp tác hơn.
Có nhiều cách bạn có thể sử dụng bài tập này ngoài một cuộc họp. Nó có thể đóng vai trò là cơ sở của một hội thảo về tầm nhìn thiết kế với một nhóm lớn hơn về cách thức và nơi mọi người làm việc và cách họ hình dung làm việc theo những cách mới trong tương lai. Đơn vị thiết kế nội thất văn phòng ADP Architects đã có một phiên bản để thực hiện dưới dạng khảo sát trực tuyến, bằng cách này có thể cung cấp cho chúng tôi đầu vào theo cách có hệ thống hơn và như một phương tiện để tiếp cận nhiều người hơn – bạn cũng có thể, nếu các tổ chức của bạn quen tham gia khảo sát trực tuyến hơn là trực tiếp.
Để minh họa làm thế nào tất cả diễn ra ở quy mô lớn hơn trong các công ty thực tế, đây là hai nghiên cứu tình huống nhỏ từ các doanh nghiệp mà chúng tôi đã làm việc cùng.
Adobe
Adobe văn phòng New York đã phát triển do việc mua lại các công ty công nghệ nhỏ hơn. Và với tư cách là một công ty trưởng thành trong lĩnh vực đang phát triển nhanh chóng, nơi sự cạnh tranh về tài năng (đặc biệt là ở thành phố New York) đã khiến các công ty cạnh tranh đầu tư mạnh vào các cơ sở làm việc của họ, Adobe đã nhìn thấy cơ hội để suy nghĩ lại về tương lai của các thiết kế nội thất văn phòng ở trung tâm thành phố Manhattan.
Đồng thời, công ty biết rằng họ có một số thách thức. Đối với một người, nhân viên trong văn phòng ở trung tâm thành phố đã ngừng sử dụng không gian một cách thường xuyên, vì nhiều lý do. Nhiều người đã chọn làm việc tại nhà hoặc ở nơi khác, và công ty có một số lượng nhân viên làm việc từ xa trên toàn cầu. Kết quả là, ngay cả những người đã làm việc ở trung tâm thành phố cũng thường dành phần lớn thời gian để hợp tác hầu như.
Bản thân không gian này đã cho mọi người một lý do thuyết phục để đến văn phòng trừ khi họ phải làm vậy. Bố trí đã được tiêu thụ với các văn phòng cá nhân, hình khối, và một số tiện nghi. Hơn nữa, mọi người từ các bộ phận mới được mua lại bắt đầu làm việc bên cạnh nhau, nhưng mang theo văn hóa làm việc kế thừa và nhu cầu không gian cùng với họ – và điều này thường khiến họ xung đột.
Thay vì thiết kế lại văn phòng của họ theo tuyên bố của họ “chúng tôi cần nhiều không gian hợp tác hơn” thì Adobe lại yêu cầu giúp họ tìm ra những gì nhân viên cần đặc biệt để hỗ trợ công việc hàng ngày của họ. Để hỗ trợ văn hóa phân tích và dựa trên dữ liệu của Adobe, bên thứ 3 đã hợp tác chặt chẽ với nhóm bất động sản của họ, họ thu thập và phân tích dữ liệu về không gian làm việc của họ và nhận phản hồi từ nhân viên về bảy thuộc tính trên như một phần quan trọng của quy trình lập kế hoạch.
Để tạo thêm môi trường làm việc trên các điểm đến của thành phố, chúng tôi đã học được rằng nhân viên muốn có không gian minh bạch và cung cấp một viễn cảnh lớn hơn cho các hoạt động khác trong văn phòng. Họ coi trọng các không gian có mục đích cung cấp công nghệ plug-and-play để thông tin có thể được chia sẻ dễ dàng hơn giữa các thành viên trong nhóm và để hỗ trợ cộng tác ảo tốt hơn. Và mọi người muốn có nhiều không gian họp có thể được sử dụng nhanh chóng và không chính thức.
Nhưng trong khi họ đánh giá cao sự cởi mở hơn, kết quả khảo sát chỉ ra rằng họ không muốn môi trường làm việc giống như một công ty mới khởi nghiệp. Ranh giới phân định giữa các hoạt động và các đội vẫn quan trọng đối với họ. Những kết quả này sau đó đã được xác thực thông qua các cuộc họp tiếp theo với nhân viên Adobe để tiếp tục tinh chỉnh các yêu cầu.
Thiết kế của không gian Adobe Lầu Midtown New York đang được tiến hành, và có sự phấn khích về nơi mà nó hướng tới. Do thích ứng với định dạng trực quan, phương pháp của chúng tôi có thể giao tiếp với các thành viên nhóm Adobe theo cách phù hợp với cách họ thu hút người dùng cuối của họ – thông qua hình ảnh và qua phân tích.
Yodle
Kể từ khi thành lập năm 2005, công ty tiếp thị đã tăng lên hơn 1.100 nhân viên. Trụ sở tại New York có hơn một phần ba lực lượng lao động, bao gồm các nhà phát triển, đội ngũ bán hàng, hoạt động và lãnh đạo. Các nhóm phát triển Yodle sườn thường làm việc trên một số dự án nhanh chóng đòi hỏi sự phối hợp dễ dàng và trực quan hóa các mốc thời gian và nhiệm vụ.
Công ty muốn bảo tồn năng lượng của một công ty khởi nghiệp trong khi tạo ra không gian đủ để đáp ứng sự phát triển trong tương lai. Không gian cũ kỹ, đông đúc đã phát triển theo một cách đặc biệt, và mọi người bị cuốn vào những ngóc ngách. Các đội được tách ra không có địa điểm trung tâm để gặp nhau, trong khi các giám đốc điều hành vẫn bị cô lập trong các thiết kế nội thất văn phòng tư nhân. Các chức năng xáo trộn của không gian văn hóa đã hạn chế sự phát triển của họ từ khởi nghiệp đến kinh doanh trưởng thành.
Sau khi trải qua một bài tập tầm nhìn nhanh bằng cách sử dụng bảy thuộc tính để xác định và phân biệt các chế độ làm việc khác nhau cho mỗi nhóm của họ, một số bất ngờ đã xuất hiện. Các nhóm phát triển nhận ra rằng họ tương tác nhiều hơn họ tưởng tượng ban đầu, nhưng cũng cần không gian yên tĩnh để tạo ra các dự án quay vòng nhanh. Để giải quyết vấn đề này, thiết kế cuối cùng đã kết hợp một chiếc xe yên tĩnh, một khu vực nửa kín trong một góc yên tĩnh, nơi họ có thể lấy máy tính xách tay và làm việc mà không bị gián đoạn trong các dự án chuyên sâu này. Cài đặt này cũng báo hiệu trực quan rằng mọi người không bị làm phiền khi làm việc trong không gian.
Một bất ngờ khác là nhận ra rằng công ty cần một không gian tòa thị chính và khu vực tập trung trung tâm. Thiết kế cuối cùng kết hợp một cầu thang tính năng lớn đủ rộng để cung cấp chỗ ngồi sân vận động cho các cuộc tụ họp lớn hơn. Mặc dù có nhiều ý kiến trái chiều và sự hoài nghi ban đầu giữa các nhân viên về tính hữu ích của cầu thang tính năng, nó đã trở thành một trong những cài đặt được sử dụng tích cực nhất trong toàn bộ văn phòng. Các nhà quản lý lưu ý rằng việc mọi người nán lại đó sau các cuộc họp đã làm tăng việc học tập giữa các nhóm. Khi có thông tin về không gian mới đã lan rộng, số lượng và chất lượng của người xin việc đã tăng lên.
Bắt đầu
Những thách thức mà Adobe và Yodle gặp phải là phổ biến và minh họa cách các dự án có thể bắt đầu bằng một tuyên bố như, chúng ta cần không gian hợp tác nhiều hơn và kết luận với một câu chuyện sâu sắc hơn về cách mọi người làm việc theo cách họ làm, và tại sao.
Để bắt đầu cuộc thảo luận trong tổ chức của bạn, ngoài việc phân tích bảy thuộc tính với nhân viên của bạn, lãnh đạo công ty cũng nên tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Ai là nhân viên của chúng ta và họ sẽ là ai trong 5 năm tới?
- Ai khác sử dụng không gian của chúng ta (khách truy cập, khách hàng, thành viên cộng đồng, v.v.) và tại sao?
- Làm thế nào để chúng ta khiến khách hàng, người thuê tương lai hoặc khách truy cập khác nhận thức được chúng ta khi họ bước vào không gian của chúng ta?
- Ở mức độ nào chúng ta coi trọng sự linh hoạt và lựa chọn về cách thức thực hiện công việc?
- Các chế độ làm việc nhất định được xem là một đặc quyền chỉ có sẵn cho một số người được chọn?
- Những hành vi nơi làm việc hiện tại chúng ta muốn thay đổi?
- Các thuộc tính hài lòng nhất của nơi làm việc hiện tại duy trì năng suất là gì?
- Nếu mọi người thường xuyên đến văn phòng, chúng ta có hiểu tại sao không?
Thiết kế và trang bị không gian làm việc là một khoản đầu tư lớn cho bất kỳ tổ chức nào có thể ảnh hưởng đến một số kết quả kinh doanh, bao gồm năng suất, sự hài lòng của nhân viên, sự tham gia, tuyển dụng nhân tài và tác động thương hiệu. Với vô số cách để thiết kế và lên kế hoạch cho một không gian, các nhà lãnh đạo nên tiếp cận thiết kế nơi làm việc một cách chiến lược. Bắt chước các nhà mốt mới nhất đang khởi nghiệp đang áp dụng sẽ không đảm bảo mang lại cho bạn kết quả mà công ty bạn mong muốn; đặt câu hỏi đúng – và trên hết là lắng nghe ý kiến của nhân viên.
Vừa rồi là hai trường hợp tiêu biểu về tầm quan trọng của thiết kế nội thất cho văn phòng. Nếu bạn đang suy nghĩ về một sự thay đổi trong văn phòng của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về cách công ty thiết kế không gian văn phòng uy tín ADP Architects có thể giúp bạn. Với hơn 10 năm kinh nghiệm và đã thực hiện hơn 600 dự án khác nhau cho các tập đoàn lớn. Để liên hệ với công ty thiết kế nội thất văn phòng tại TP.HCM ADP Architects, mời các doanh nghiệp tham khảo thông tin liên hệ dưới đây:
Văn phòng 1: Lầu 1, 56 Thủ Khoa Huân, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp.HCM
Văn phòng 2: 193 – 195 Khâm Thiên, Quận Đống Đa, Hà Nội
Hotline: +848 3827 3660
